Política de Privacidad
Última actualización: 14/10/2026
Esta política explica cómo se tratan los datos personales de residentes y propietarios en HabitatSys, la plataforma que usa el condominio Residencias Bolivar para administrar cobros, pagos y comunicaciones.
1. Quién es responsable de tus datos
El responsable es el condominio Residencias Bolivar, a través de su junta o administración. HabitatSys es la herramienta técnica que utiliza. Para cualquier consulta sobre tus datos, escribe a la administración del condominio.
2. Qué datos tratamos
- Identificación y contacto: nombre, correo electrónico y teléfono (opcional).
- Inmueble asociado: la identificación de la casa o apartamento que se te asigna (sector, calle o torre y número).
- Datos de cobro: recibos, saldos y los pagos que reportas (monto, moneda, fecha, método de pago y número de referencia).
- Comprobantes: las imágenes o archivos PDF que adjuntas a tus pagos.
- Análisis del comprobante: para agilizar la verificación, el sistema lee automáticamente el comprobante, en nuestro propio servidor, para extraer la referencia, el monto, la fecha y los bancos y compararlos con lo que informaste. El archivo no se envía a terceros para este análisis. De cédulas, RIF o teléfonos que aparezcan solo se conserva una versión parcial (los últimos 4 dígitos).
- Cuenta y seguridad: tu contraseña (guardada solo de forma cifrada e irreversible), la fecha en que aceptaste estos documentos y datos técnicos mínimos de acceso, como la dirección IP en los registros del servidor.
No solicitamos datos sensibles ni documentos de identidad. Ten en cuenta que un comprobante bancario puede mostrar datos tuyos (por ejemplo, un número de cuenta o de cédula): sube únicamente lo necesario.
3. Para qué los usamos
Exclusivamente para:
- Cobranza: emitir recibos, registrar y conciliar pagos y generar estados de cuenta.
- Mantenimiento y gestión del condominio.
- Notificaciones del condominio: por ejemplo, el envío de un enlace para recuperar tu contraseña o un aviso de cobro por WhatsApp al teléfono que registraste.
La lectura automática es una ayuda: las decisiones sobre tus pagos las toma la administración. Si el condominio activa la aprobación automática, esta solo se aplica con reglas estrictas, y toda decisión queda registrada con su fecha y responsable.
No usamos tus datos para publicidad ni para perfiles comerciales, y no los vendemos.
4. Con quién se comparten
No compartimos tus datos ni tus comprobantes con terceros ni con otros vecinos. Cada residente ve únicamente la información de sus propios inmuebles, recibos y pagos. Solo las personas autorizadas de la administración acceden a la información necesaria para la gestión del condominio.
Las únicas excepciones son:
- Proveedores técnicos que procesan datos por encargo del condominio y solo para operar el sistema, como el alojamiento del servidor y el envío de correo electrónico.
- Cuando una autoridad competente lo exija conforme a la ley.
5. Qué información ven todos los residentes
El detalle de los gastos del condominio (concepto, monto y comprobante de cada gasto) es visible para los residentes que han iniciado sesión. No contiene datos personales de los residentes. Los reportes de aportes y de morosidad por calle o sector son de uso exclusivo de la administración. El panel de transparencia muestra únicamente indicadores agregados del condominio (ingresos, gastos, porcentaje de inmuebles al día), sin identificar a ningún vecino.
6. Seguridad
- Las contraseñas se guardan cifradas y la sesión usa una cookie protegida.
- Los comprobantes se almacenan en un espacio privado: solo los puede ver el residente que reportó el pago y la administración.
- El acceso está limitado por roles y se restringen los intentos repetidos de ingreso.
Ningún sistema es completamente invulnerable. No compartas tu contraseña y cierra la sesión en equipos compartidos.
7. Cookies y almacenamiento del navegador
Usamos únicamente una cookie técnica de sesión, necesaria para mantenerte conectado, y guardamos en tu navegador tu preferencia de tema claro u oscuro. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento.
8. Cuánto tiempo conservamos tus datos
Mientras seas residente o propietario del inmueble y, después, durante el tiempo que exijan las obligaciones contables, legales y de administración del condominio. Cumplido ese plazo se eliminan o se anonimizan. Si tu cuenta se elimina, el historial de recibos y pagos del inmueble puede conservarse por razones contables.
9. Tus derechos
Puedes solicitar acceso a tus datos, su corrección o su eliminación, y preguntar cómo se usan, escribiendo a la administración del condominio. Atenderemos tu solicitud en lo que permitan la ley y las obligaciones contables del condominio.
10. Cambios en esta política
Si esta política cambia, actualizaremos la fecha y te pediremos aceptarla de nuevo para seguir usando la plataforma.